Tag: Surat Resmi

  • Syarat Penulisan Surat Resmi yang Baik dan Benar

    Syarat Penulisan Surat Resmi yang Baik dan Benar

    Bagi anda yang sedang berupaya membuat Surat Resmi seperti surat lamaran pekerjaan atau surat permohonan kenaikan gaji, berikut ini adalah syarat penulisan surat resmi yang baik dan benar.

    Menurut aturan baku, sebuah surat masuk dalam kriteria baku ketika memenuhi kriteria sebagai berikut:

    1. Mengikuti susunan surat yang benar yakni
      1. Tempat dan Tanggal Pembuatan
      2. Perihal
      3. Lampiran (jika ada)
      4. Orang yang dituju dan tempat
      5. Salam pembuka
      6. Pembuka Surat
      7. Isi Surat
      8. Penutup
      9. Salam penutup
    2. Isi surat ditanyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit dengan bahasa yang efektif dan efisien.
    3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dan sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indoensia (PUEBI)

    Dalam upaya penulisan surat ada hal-hal yang harus perhatikan

    1. Memastikan maksud pembuatan surat sudah jelas, misalnya tujuan pembuatan surat seperti pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, laporan dan sebagainya.
    2. Menentukan urutan masalah yang akan disampaikan
    3. Merumuskan pokok pembicaraan secara runut, logis dan berarutran.
    4. Memilih diksi yang sopan dan menarik serat menghindari kata-kata negatif sebisa mungkin kecuali jika tujuannya untuk menyampaikan hal negatif.
    5. Menghindari penggunaan Akronim kecuali sudah disepekati secara nasional misalnya: cs, cq, dll

    Selain hal tersebut ada juga beberapa syarat yang harus diperhatikan sebagai berikut:

    1. Memenuhi kedudukan masalah yang dikemukakan
    2. Memahami peraturan yang berlaku tentang hal yang disampaikan baik itu untuk undang-undang, pepres dan permen.
    3. Mengirim surat sesuai dengan bidang tugas.

  • Cara Menyusun Penomoran Surat Resmi Sekolah dan Dinas

    Cara Menyusun Penomoran Surat Resmi Sekolah dan Dinas

    Matamu.NET – Menyusun Penomoran Surat Resmi Kedinasan baik itu sekolah maupun instanasi pemerintah harus dilakukan dengan benar. Pasalnya, Buku Surat menjadi salah satu dasar valid untuk mengetahui keabsahan dokumen yang dikeluarkan oleh instansi dan sekolah.

    Penulisan Nomor Surat dilakukan menggunakan beberapa simbol yang memiliki makna tersendiri. Tujuan agar dokumen persuratan dapat disusn lebih sederhana dan ringkas namun tetap bermakna.

    Aturan Penulisan Nomor Surat

    Nomor surat resmi di tulis mengandung 5 informasi dengan demikian akan ada lima kode dalam surat resmi. Setiap kode ini akan dipisakan dengan garing atau garis miring “/”.

    Adapaun isi informasi dari nomor surat tersebut adalah :

    1. Kode nomor surat
    2. Nomor Urut Surat
    3. Nama Resmi Lembaga
    4. Bulan Keluar ditulis dalam angka romawi
    5. Tahun Surat

    Keterangan

    Kode nomor surat teridiri dari dua angka yang menjeleaskan bentuk dan isi surat. Kode ini bisa saja hilang jika di bagian kop surat sudah berikan label, namun jika tidak maka kode ini diperlukan.

    Adapaun daftar kode tersebut sebagai berikut

    1. Surat Keputusan (SK) : 01
    2. Surat Undangan (SU) : 02
    3. Surat Permohonan (SPm) : 03
    4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
    5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
    6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
    7. Surat Mandat (SM) : 07
    8. Surat Tugas (ST) : 08
    9. Surat Keterangan (SKet) : 09
    10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
    11. Surat Balasan (SB) : 11
    12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
    13. Sertifikat (SRT) : 13
    14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
    15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

    Selanjutnya Nomor urut adalah penomoran sesuai dengan urutan yang ada di buku agenda kantor yang di bagian administrasi. Bisanya terdiri dar tiga angka misalnya 001, 012, 129 dan seterusnya, namun jika lembaga tersebut sering mengeluarkan maka bisa ditulis dengan 4 sampai 5 angka.

    Nam lembaga ditulis secara resmi dan sesuai dengan nomenklatur di kemeterian masing-masing. Misalnya Kampus Universitas Negeri Yogyakarta maka yang digunakan bukan UNY tapi kode Nomenkaltor pendirian UNY yakni UN34.

    Contoh Penulisan Surat dengan Tanpa Kode surat dan dengan kode Surat.

    Surat Keputuan
    No : 234/UN34/IX/2025

    Jika ditulis dengan kode surat maka frasa Surat Keputusan tidak perlu dituliskan

    No : 01.234/UN34/IX/2025

    Arti dari nomor surat tersebut adalah

    1. 01 : Surat Keputusan
    2. 234 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
    3. UN34 : Kode Resmi UNY
    4. IX : Bulan September
    5. 2025 : Tahun terbit surat