Contoh Surat Undangan Rapat Osis

Surat Undangan Rapat Osis adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengundang seluruh anggota agar bisa hadir dalam rapat. Undangan ini dibuat oleh sekretaris dan ditandatangani oleh Ketua Osis. Jika rapat dilakukan pada jam sekolah, maka undangan ini harus disetujui oleh pembina osis atau kepala sekolah.

A. Format Surat Undangan Rapat Osis

Sama dengan dokumen resmi lainnya, Undangan rapat Osis merupakan surat resmi yang memiliki format penulisan formal. Ada beberapa unsur yang harus dipenuhi dalam surat undangan rapat osis.

1. Kop Surat

Kop surat adalah adalah bagian atas surat yang berisi informasi mengenai lembaga yang mengeluarkan surat. Bagian ini terdiri dari :

1. Nama Organisasi,
2. Unit Organisasi
3. Alamat
4. Nomor yang bisa dihubungi
5. Logo Organisasi.
6. Garis Penutup KOP

Bentuk KOP surat akan kembali berdasarkan bentuk lembaga, namun untuk Organisasi Siswa Intra Sekolah, bentuk kop Surat seperti ini.

2. Lokasi dan Tanggal Surat

Lokasi adalah tempat di mana surat tersebut dibuat dan disahkan, umumnya dilakukan di alamat sekolah. Hanya saja dalam kasus tertentu, misalnya ketika sedang ada kegiatan di luar sekolah dan Ketua Harus membuat surat maka lokasi yang digunakan bukan lagi di sekolah. Misalnya sedang ada rakernas Osis Seluruh Indonesia.

Penulisan Lokasi dan Tanggal ini ditulis pojok kanan atas setelah garis pemisah. Formatnya adalah Lokasi, Tanggal.

Sungguminasa, 26 Maret 2024

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah identitas yang menunjukkan legalitas surat berdasarkan nomor urut surat dibuat yang tercatat pada buku surat. Nomor surat ini berisi

1. Nomor urut
2. Jenis Surat
3. Organisasi atau Unit Kerja
4. Bulan
5. Tahun

Contoh milsanya

013/C/OSIS/SMAN1G/VII/2023

Penjelasan dari code ini adalah

1. 013 : Nomor urut surat
2. C : Tercatat di buku surat keluar
3. OSIS : Organisasi
4. SMAN1G : Instansi
5. VII : Dikeluarkan bulan 7
6. 2023 : Tahun dikeluarkan.

4. Lampiran

Lampiran adalah berkas yang turun dikirim bersama dengan surat. Berkas ini adalah dokumen pendukung surat dibuat

5. Perihal

Perihal adalah penjelasan singkat mengenai isi surat. Contoh Perihal misalnya Peminjaman Alat, dengan demikian surat ini akan langsung di disposisi ke bagian peminjaman begitu surat disetujui atau perihal surat disetujui.

6. Orang yang Dituju

Bagian ini berisi informasi mengenai kepada siapa surat ini dibuat. Sebagai bentuk penghormatan atau sapaan formal, maka digunakan kata Yth yang diambil dari singkatan Yang Terhormat. Setelah itu dilanjutkan dengan orang dituju. Surat boleh ditujukan kepada orang misalnya nama ataupun Jabatan dari orang tersebut.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah jeda sebelum ke bagian isi surat. Salam ini bertujuan membuat surat terlihat lebih sopan.

8. Isi

Bagian isi berisi informasi yang dijadikan dasar dalam pembuatan surat. Jika dalam hal ini adalah undangan rapat maka bagian isi menjelaskan tentang ajakan untuk ikut rapat, waktu dan tempat serta alasan mengapa rapat tersebut diselenggarakan.

9. Penutup

Penutup berisi harapan dari pembuat surat agar yang diundang dalam surat dapat hadir. Selain itu bagian ini juga berisi ucapan terima kasih.

B. Contoh Surat Undangan

ORGANISASI SEKOLAH INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA NEGERI 1 GOWA

jl. Sultan Hasanuddin, No. 52 Gowa. 92111. Telp. 0411-123456

Gowa, 26 Maret 2024

No : 007/A/OSIS/SMAN01/2024
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : Screen Shoot Video Tik Tok

Yth.
Anggota OSIS SMAN 1 GOWA
di tempat

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatu

Sehubungan dengan dengan laporan beberapa siswa SMAN 1 Gowa terkait viralnya beberapa siswa SMAN 1 Gowa karena pakaian yang dianggap tidak sopan (Seksi dan Terbuka) oleh warga di Tik Tok, maka dengan ini kami mengajak seluruh anggota OSIS untuk ikut rapat dalam membahas tentang masukan kepada pihak sekolah terkait dengan aturan berseragam di lingkungan SMAN 1 Gowa.

Rapat ini akan dilaksanakan pada :

Hari / Tanggal : Selasa, 26 Maret 2024
Waktu : 14.30 sampai selesai
Tempat : Aula SMAN 1 Gowa

Demikian surat undangan ini disampaikan. Atas kerja sama dan perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.

Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatu.

Lampiran

1. Foto Seragam Sekolah yang Tidak Sopan

2. Foto Seragam Sekolah yang Sopan

Contoh Format Surat dalam Gambar