Matamu.NET – Menyusun Penomoran Surat Resmi Kedinasan baik itu sekolah maupun instanasi pemerintah harus dilakukan dengan benar. Pasalnya, Buku Surat menjadi salah satu dasar valid untuk mengetahui keabsahan dokumen yang dikeluarkan oleh instansi dan sekolah.
Penulisan Nomor Surat dilakukan menggunakan beberapa simbol yang memiliki makna tersendiri. Tujuan agar dokumen persuratan dapat disusn lebih sederhana dan ringkas namun tetap bermakna.
Aturan Penulisan Nomor Surat
Nomor surat resmi di tulis mengandung 5 informasi dengan demikian akan ada lima kode dalam surat resmi. Setiap kode ini akan dipisakan dengan garing atau garis miring “/”.
Adapaun isi informasi dari nomor surat tersebut adalah :
- Kode nomor surat
- Nomor Urut Surat
- Nama Resmi Lembaga
- Bulan Keluar ditulis dalam angka romawi
- Tahun Surat
Keterangan
Kode nomor surat teridiri dari dua angka yang menjeleaskan bentuk dan isi surat. Kode ini bisa saja hilang jika di bagian kop surat sudah berikan label, namun jika tidak maka kode ini diperlukan.
Adapaun daftar kode tersebut sebagai berikut
- Surat Keputusan (SK) : 01
- Surat Undangan (SU) : 02
- Surat Permohonan (SPm) : 03
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
- Surat Peminjaman (SPp) : 05
- Surat Pernyataan (SPn) : 06
- Surat Mandat (SM) : 07
- Surat Tugas (ST) : 08
- Surat Keterangan (SKet) : 09
- Surat Rekomendasi (SR) : 10
- Surat Balasan (SB) : 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
- Sertifikat (SRT) : 13
- Perjanjian Kerja (PK) : 14
- Surat Pengantar (SPeng) : 15
Selanjutnya Nomor urut adalah penomoran sesuai dengan urutan yang ada di buku agenda kantor yang di bagian administrasi. Bisanya terdiri dar tiga angka misalnya 001, 012, 129 dan seterusnya, namun jika lembaga tersebut sering mengeluarkan maka bisa ditulis dengan 4 sampai 5 angka.
Nam lembaga ditulis secara resmi dan sesuai dengan nomenklatur di kemeterian masing-masing. Misalnya Kampus Universitas Negeri Yogyakarta maka yang digunakan bukan UNY tapi kode Nomenkaltor pendirian UNY yakni UN34.
Contoh Penulisan Surat dengan Tanpa Kode surat dan dengan kode Surat.
Surat Keputuan
No : 234/UN34/IX/2025
Jika ditulis dengan kode surat maka frasa Surat Keputusan tidak perlu dituliskan
No : 01.234/UN34/IX/2025
Arti dari nomor surat tersebut adalah
- 01 : Surat Keputusan
- 234 : Nomor Urut Surat di Buku Agenda
- UN34 : Kode Resmi UNY
- IX : Bulan September
- 2025 : Tahun terbit surat
