Matamu.NET – Segala bentuk kegiatan yang dilakukan dalam dunia profesional biasanya selalu didokumentasikan dalam berkas-berkas resmi dan formal. Dokumentasi paling sederhana disimpan melalui surat remis yang bentuknya formal. Agar dokumen yang disimpan dianggap sah dan valid maka ada aturan-aturan penulisan surat resmi terkiat dengan bentuk dan isinya agar informasi yang disimpan terekam dengan baik baik itu dari sisi fisik dan juga tujuan pembuatan surat.
Surat resmi disusun dan ditulis mengikuti format standar penulisan yang formal. Kalimat ditulis dalam bahasa baku dan mengikuti format Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI)
Daftar Isi
A. Tujuan Surat Resmi
Surat resmi biasanya diajukan oleh lembaga pemerintah, organisasi, perorangan atau perusahaan yang sifatnya formal dan untuk kepentingan resmi. Tujuan dari surat resmi sangat banyak tergantung dari jenis surat resmi itu sendiri namun pada umumnya tujuan pembuatan surat resmi sebagai berikut :
- Pengumuman resmi
- Surat Undangan
- Informasi kegiatan
- Surat izin
- Surat permohonan
- Surat Keterangan
- Surat Keputusan
Surat ini kemudian di beri nomo ragar terdokumentasi dengan baik dengan sistem keskretariatan dan dijadikan sebagai dokumen bukti dan dasar pengambilan keputusan jika mana di masa depan terdapat masalah mengenai aktifitas yang dilakukan.
B. Format dan Bagian Surat Resmi
Format surat resmi dibutuhkan untuk memudahkan melakukan dokumentasi dan penyusunan surat berdasarkan jenisnya. Format ini akan berguna untuk memudahkan mencari surat untuk dievaluasi dan di analisis pada saat surat sudah banyak menumpuk.
Adapun bentuk Bentuk surat Resmi sebagai berikut :
- Kepala Surat / KOP Surat
- Tanggal Pembuatan Surat
1. Kepala Surat
Kepala Surat atau bisa dikenal dengan KOP surat berisi infomrasi mengenai identitas lembaga pembuat surat. Di dalamnya ada terdapat Logo, Nama Lembaga, Alamat dan Kontak yang bisa dihubungi.
Struktur dari KOP surat sebagi berikut :
- Logo Lembaga sebelah kiri,
- Logo Sub Organisai di sebelah kanan jika yang mengirim surat adalah sub oragnisasi yang lebih rendah
- Nama Instansi
- Alamat
- Nomor Telefon, dan Email
Jika yang mengirim adalah perusahaan yang mungkin belum terkenal bisa menambahkan nomor registrasi, izin bidang kegiatan dan sejenisnya, namun sifatnya tidak wajib.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah tanggal dimana surat dibuat oleh lembaga. Tanggal ini akan sesuai dengan dengan nomor tempat surat dicatat di buku surat. Tanggal di tulis di pojok kanan atas tepat di bawah garis pemisah antar KOP Surat dari isi Surat. Selain Tanggal biasanya ada juga tempat pembuatan surat yang disebutkan hanya kota atauy kabupatennya saja.
Contoh :
Makassar, 26 Maret 2022
3. Nomor Surat
Nomor surat adalah dokumentasi yang disesuai dengan urutan surat dibuat yang tercatat pada buku perusaratan. Ini ada identitas yang sangat penting dalam persurata untuk mengecek apakah surat tersebut asli atau tidak. Jika nomor surat berbeda maka surat tersebut palsu dan tidak dikeluarkan oleh lembaga yang dimaksud.
Nomor Surat standar berisi identitas yang secara berutan :
- Kode Jenis Surat (jika Ada, pada umum surat Kedinasan memiliki kode ini)
- Nomor Urut
- Kede Instansi / Lembaga atau Sub yang mengeluarkan surat
- Bulan (ditulis dalam bentuk romawi)
- tahun pembuatan
Conoth Penulisan sebagai berikut :
- 01.123/DISDIK/IX/2022
- 123/C/HRD/IV/2023
Kode Jenis Surat Standar biasanya hanya terdiri dari 3 bagian yakni
- A – Kode surat keluar lembaga
- B – Kode surat untuk lingkungan sendiri
- C – Kode surat Masuk
untuk kode surat lengkap bentuknya sebagai berikut :
- Surat Keputusan (SK) : 01
- Surat Undangan (SU) : 02
- Surat Permohonan (SPm) : 03
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
- Surat Peminjaman (SPp) : 05
- Surat Pernyataan (SPn) : 06
- Surat Mandat (SM) : 07
- Surat Tugas (ST) : 08
- Surat Keterangan (SKet) : 09
- Surat Rekomendasi (SR) : 10
- Surat Balasan (SB) : 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
- Sertifikat (SRT) : 13
- Perjanjian Kerja (PK) : 14
- Surat Pengantar (SPeng) : 15
4. Lampiran
Lampiran adalah informasi jumlah lampiran yang diikutsertakan dalam surat. Sebagai contoh jika surat tersebut adalah undangan rapat atau perintah tugasnya biasanya ikut dilampirkan Tiker Perjalanan Pesawat Pulang Pergi dan biaya akomodasi namun jika tidak ada juga disampaikan jika tidak ada lampiran.
Contoh penulisannya
Lampiran : –
atau
Lampiran : Salinan SK Pengankatan Pegawai Tetap
5. Hal / Perihal
Hal aatu Perihal adalah bagian yang menjelaskan tujuan utama pembuatan surat seperti :
- Lamaran kerja
- Surat Tugas
- Pengajuan Pinjaman, dll
6. Tujuan Surat
Tujuan berisi infomrasi kepada siapa surat tersebut dibuat. Tujuan bisa perorangan, unit, Lembaga, Sub Organiasi, Seksi, dan sebagainya. Setelah itu, selain nama tujuan, di bagian ini juga dituliskan alamat yang bersifat umum. Kebanyakan ditulis dalam bentuk Kota / Kabupaten
Kepada Yth.
Dr. Nadiem Caraka, S.Psi., M.M.
di
Bandung
7. Salam Pembuka
Bagian ini cukup pendek karena hanya berisi salam pembuka tapi tetap bagian dari surat resmi. Padaumunya ditulis “Dengan Hormat,” atau bisa dibuat dengan konteks religius.
8. Isi Surat
Isi surat terdiri dari beberapa bagian yang pada umumnya ada tiga bagian yakni bagian (1) pembuka, (2) isi, dan (3) penutup. Adapaun penejlasan singkat mengenai tiga bagian sebagai berikut :
- Pembuka – Berisi informasi mengenai dasar pembuatan surat
- Isi – Berisi tujuan dibuat nya surat yang isinya informasi spesifik yang ditulis singkat dan jelas, tidak bertele-tele dan tidak menimbulkan makna ganda atau ambigu.
- Penutup – Berisi kesimpulan, penegasan dan harapan yang diinginkan dari pembuatan surat. Di bagian penutup ini juga di sampikan ucapan terima kasi yang resmi.
10. Penutup
Bagian penutup berisi salam penutup yang isinya dibuat religius jika pembuka religiusatau bersifat lebih formal saja seperti hormat kami.
11. Nama, Jabatan dan Tanda Tangan
Surat resmi kedinasan dan lembaga dianggap sah jika ada dua hal yakni Nomor dan yang keuda tanda tangan dan stemple sesuai dengan level pembuat surat dinas. Surat ini harus ditandatangani dan stempel basah. Jika surat dibuat ke banyak orang maka tanda tangannya boleh kopian tapi stempelnya harus basah.
12. Tembusan
Tembusan adalah informasu yang dicantumkan bahwa surat ini juga di kirim ke beberapa lembaga lain sebagai pembertahuan. Biasanya tembusan ini jika surat ini mengandung tanggung jawab resmi atau tanggung jawab garis koordinasi. Misalnya saja Dinas Pendidikan Membuat surat atas nama Bupati maka surat ini ditembuskan ke Bupati.
C. Contoh Surat Resmi
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN
Jl. Ki Hajar Dewantara No. 20, Medan, 20028. Email : pendidikan@medan.go.id
Medan, 26 Maret 2022
No : 05.123/DISDIK/III/2022
Lampiran : –
Perihal : Undangan Seleksi OSN
Yth, Para Kepala SMP Negeri / Swasta
Se – Kota Medan
di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Olimpiade Sains Nasional yang akan diadakan di Kabupaten Sorong, Provinsi Papua pada bulan Agustus 2022 mendatang maka Dinas Pendidikan Kota Medan berniat mengundang bapak/ibu untuk berpartisipasi tersebut.
Oleh karena itu kami meminta Bapak/Ibu Kepala SMP Negeri dan Swasta se-Kabupaten Medan untuk mengutus 3 orang siswa/siswi terbaik mereka pada mata pelajaran fisika untuk mengikuti seleksi OSN pada tingkat Kota Medan yang akan dilaksakanan pada :
Hari, Tanggal : Senin, 1 April 2022
Waktu : Pukul 8.00 WIB sampai selesai
Tempat : Aula Besar Hotel Grand Metro Medan
Mengingatkan pentingnya kegiatan ini dan peran peserta OSN untuk membawa wajah Pendidikan Fisika tingkat SMP Kota Medan, maka kami sangat mengharapkan partisipasi aktif dan kehadiran utusan sekolah bapak/ibu pada kegiatan seleksi tersebut. Demikian surat undangan ini dibuat, atas perhatian bapak/ibu kami ucapkan banyak terima kasih.
Hormat Kami,
Dr. Rosalinda, M.Phill Drs. Naim Syuain
Kadin. Pendidikan Medan Kabag Kurikulum
NIP. 1234567890 NIP. 0987654321
