Sistem Pencatatan Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar untuk Organisasi dan Instansi

Matamu.NET – Sistem Buku Agenda untuk surat masuk dan keluar digunakan untuk mencatat dan menformalkan kegiatan yang terjadi dalam suatu lembaga. Buku Agenda Masuk sendiri biasa disebut dengan sebutan Daily Mail Record sedangkan sistem agenda persuratan disebut sebagai Mail Clerk.

Fungsi Buku Agenda

Evidence dasar yang paling kuat dalam pembuatan surat selain dari isi yang dituangkan dalam surat adalah nomor agenda surat. Selain itu fungsi dari buku Agenda sebagai berikut :

1. Sebagai bukti valid catatan surat keluar dan masuk
2. Mengetahui jumlah surat yang masuk dan keluar dalam kurung waktu tertentu
3. Mencatat penomoran surat sehingga dapat dijadikan dasar pelacakan pemalsuan surat berdasarkan nomor dan perihal surat
4. Membatntu proses pencarian surat

Macam-Macam Buku Agenda Surat

Tidak ada bentuk baku dari Buku Agenda Surat namun ada beberapa standar informasi yang harus tertuang di dalam. Bentuk-bentuk umum yang dikenal ada yakni (1) buku agenda tunggal dan (2) buku agenda berpasangan

1. Buku Agenda Tunggal

Buku Agenda tunggal berisi informasi mengenai surat masuk, keluar dan nomor yang dituliskan secara berurutuan. Karena berisi surat masuk dan keluar bersamaan, maka nomor surat ditulis berurutan saja dan hanya ditandai dengan simbil tertentu untuk surat keluar dan masuk.

Adapun bentuk buku Agenda seperti berikut :

* masuk (M) atau kelaur (K)

2. Buku Agenda Berpasangan

Bukuagenda berpasangan terdiri dari buku Agenda surat masuk dan keluar pada kolom yang berbeda. Termasuk juga penomorannya.

Format Tabel Buku Agenda Surat Masuk

Format Tabel Buku Agenda Surat Keluar

Contoh Pengisian Seperti Berikut ini

Akhir Kata

Nah itu dia sistem Agenda Surat keluar dan Masuk untuk organisasi dan Instansi. Smeoga Bermanfaat san silahkan berbagi. Jika ada masukan jangan lupa tinggalkan masukan di kolom komentar.